Add a privacy policy section for emlen

As your customers’ data is stored in the emlen app, we encourage you to mention this in your privacy agreement. We offer a template for updating your existing privacy agreement.

English (German version see below)

Use of the emlen application

For the presentation, collection and exchange of content in a digital dealroom, we use the application emlen, of emlen GmbH, Dudweilerstraße 71, 66111 Saarbrücken. We involve emlen GmbH with regard to the processing of your personal data as a so-called data processor and oblige them to comply with the applicable data protection provisions by means of a sufficient data processing agreement in accordance with Art. 28 GDPR. Therefore, emlen GmbH processes your personal data for us and on our behalf. For more details about the emlen GmbH application and data protection issues in this regard, please refer to the emlen GmbH privacy policy at https://www.emlen.io/legal/privacy-policy. emlen GmbH may use subcontractors for the provision of its services, but these subcontractors are also subject to an adequate data protection obligation by means of a data processing agreement and, if the data processing takes place in a third country outside the EU/EEA (e.g. USA), the lawfulness of the processing of personal data is established by means of so-called EU standard contractual clauses. ​ ​Upon consent and use of the dealroom application of emlen GmbH, the following data will be transmitted to emlen GmbH:

• IP address (anonymized)
• Browser, device and location information
• Pages viewed, content viewed and duration
• Referral URL
• Email address (if entered by the customer)

The legal basis of the processing is your consent pursuant to Art. 6 (1) lit. a GDPR. The processing is carried out for the purpose of improving our deal rooms and the content provided there by us. If you do not want the aforementioned data to be collected and processed via emlen GmbH, you can refuse your consent or revoke it at any time with effect for the future.

Regardless of this, the following data is always transmitted to emlen GmbH:

• Visitor UUIDs and IDs for (de)activating tracking.
• Opt-In choice

In this respect, the legal basis of the processing is our legitimate interest pursuant to Art. 6 (1) lit. f GDPR. Our legitimate interest is to technically implement your decision regarding the use of cookies and transfer of data within the scope of our digital dealrooms and to ensure functionality. For more information on the cookies used, please refer to the above-mentioned privacy policy of emlen GmbH.

The personal data will be kept as long as they are necessary to fulfill the purpose of the processing. The data will be deleted as soon as they are no longer necessary to achieve the purpose.

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German / Deutsch 

Nutzung der Applikation emlen

Zur Präsentation, Sammlung und Austausch von Inhalten in einem digitalen Dealroom nutzen wir die Applikation emlen, der emlen GmbH, Dudweilerstraße 71, 66111 Saarbrücken. Die emlen GmbH ziehen wir im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als sogenannten Auftragsverarbeiter hinzu und verpflichten diese auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen mittels einer hinreichenden Auftragsverarbeitungs- vereinbarung entsprechend Art. 28 DSGVO. Die emlen GmbH verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten mithin für uns und in unserem Auftrag. Näheres zur Applikation der emlen GmbH und zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen hierzu entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der emlen GmbH unter https://www.emlen.io/legal/privacy-policy. Die emlen GmbH setzt für die Bereitstellung ihres Services ggf. Unterauftragnehmer ein, bei denen jedoch ebenso eine hinreichende datenschutzrechtliche Verpflichtung mittels Auftragsverarbeitungsvereinbarung und, soweit die Datenverarbeitung in einem Drittstaat außerhalb der EU/EWR (z.B. USA) erfolgt, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogener Daten mittels sog. EU-Standardvertragsklauseln hergestellt ist.

Bei Zustimmung und Nutzung der Dealroom-Applikation der emlen GmbH werden folgende Daten an die emlen GmbH übertragen:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Browser-, Geräte- und Standort-Informationen
• Betrachtete Seiten, angesehene Inhalte und Dauer
• Verweis-URL
• E-Mail-Adresse (bei der Eingabe durch den Kunden)

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Verbesserung unserer Dealrooms und der unsererseits dort zur Verfügung gestellten Inhalte. Wenn Sie nicht möchten, dass über die emlen GmbH die genannten Daten erhobenen und verarbeitet werden, können Sie Ihre Einwilligung verweigern oder diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Unabhängig hiervon werden immer die folgenden Daten an die emlen GmbH übertragen:

• Besucher UUIDs und IDs zur (De-)aktivierung von Tracking
• Opt-In Wahl

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insofern unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihre Entscheidung bezüglich der Nutzung der Cookies und Übertragung der Daten im Rahmen unserer digitalen Dealrooms technisch umzusetzen und die Funktionalität sicherzustellen.

Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies erhalten Sie in der o.g. Datenschutzerklärung der emlen GmbH.

Die personenbezogenen Daten werden, solange aufbewahrt, wie sie zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich sind. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.